Gestion du Temps pour les Administrateurs Système

Gazette Linux n°179 - octobre 2010

Par René Pfeiffer <lynx AT luchs DOT at>

Formatage DocBook par Frédéric Marchal Formatage DocBook <fmarchal AT perso DOT be>

Traduction française par Teddy Thomas <teddy.thomas.etu AT hotmail DOT fr>


Table des matières :

gestion du temps ?

Il y a un moment maintenant,j'ai reçu un cadeau de noël de ma fiancée. C'était un livre. Son titre était Gestion du Temps pour les Administrateurs Système. Donc techniquement c'était à la fois un cadeau et un message pour moi, parce que je suis un administrateur système professionnel qui travail en freelance. De même cet article est a la fois un compte rendue et un recueil de pensées à d'autres fins. Beaucoup d'entre-vous travaillent comme administrateur système, développeurs, coordinateur de projet, ou d'autres métiers similaires. Les problèmes de la gestion du temps et des tâches sont très similaires.

Qu'est ce qui vous préoccupe ?

Avez-vous des difficultées à focaliser vos pensées ? Avez-vous oublié de vous occuper de vos tâches, ou certaines tâches on t'elles glissée hors de votre esprit ? Devenez-vous grincheux quand les gens posent des questions ou rapportent un problème au téléphone (ou pour autre chose) ? Avez-vous peur des délais ? Etes-vous en retard à vos rendez-vous ? Des problèmes pour sortir du lit ?

Les chances d'avoir un "oui" dans cette branche sont plutôt élevées. Je ne vais pas essayer de trouver une raison, mais j'ai remarqué que de devenir surchargé de travaille est très facile si vous ne détectez pas les difficultées avant qu'elles ne deviennent de gros problèmes. La première étape est de revoir périodiquement ce que vous êtes en train de faire et que cela devienne une habitude. Les développeurs appellent ça "refactoring", les administrateurs système appellent ça maintenance, vous pouvez appeler ça comme vous voulez, mais habituez-vous à revoir ce que vous êtes en train de faire. D'abord vous devez savoir, ensuite vous pouvez penser à des solutions ou améliorations. C'est très similaire à diagnostiquer des problèmes serveur ou trouver des bugs dans des logiciels.

Outils professionnels

La liste des outils que vous utilisez pour travailler peut être très longue. De tous les outils que vous utilisez il y en a deux qui sont les plus importants: un calendrier et une liste des choses à faire. ils n'ont pas à être digital. des calendriers et des listes analogue seront tout aussi utile mais assurez-vous de pouvoir les "utiliser" quotidiennement ! Avez vous remarquer le "quotidiennement"dans la dernière phrase ? Quotidiennement !

Cela veut dire que vous utiliserez votre calendrier et votre liste pour travailler tout les jours. Cela implique que ces outils ne doivent pas être inutilisablent quand vous achetez un nouveau téléphone, jouez avec la configuration du serveur CalDAV, bidouillez le firmware, achetez un nouveau Notebook (celui avec le papier ou l'électronique à l'intérieur) ou tomber à cours d'encre.

Votre calendrier permet un planning basique des ressources et de votre future. La liste des choses ou des tâches à faire permet de déterminer ce que vous avez encore à faire et ce que vous avez déjà fait. Ce dernier est particulièrement utile pour se rendre compte des jours pendant lesquels vous étiez occupé mais n'aviez aucune idée de ce que vous avez réellement fait. Dans ce cas vous avez juste à regarder votre liste de tâche et vous êtes sauver !

Une remarque à propos des notes: prenez des notes ! N'essayer pas de vous rappeler quoique ce soit que vous pourriez perdre tôt ou tard ! L'acte même d'écrire a un effet psychologique secondaire. Vous pouvez oublier immédiatement ce que vous avez écrit, parce que vous pouvez le relire plus tard (quand vous parcourez votre liste de tâches pour voir les tâches restante). Je ne passe jamais de coup de fil sans avoir mes notes prêtes (et je dit aux gens au téléphone si j'ai des notes ou pas, sinon je leurs demande de rappeler plus tard). C'est une habitude utile. C'est aussi un bon conseil dans le cas où vous n'arrivez pas à dormir. Chaque fois que mon esprit est occupé à parcourir les tâches que j'ai encore à faire, j'écris tous. Habituellement je suis plus calme après et je peux me relaxer. Vous devriez essayer un de ces jours.

Depuis que je suis en freelance je suggère d'ajouter un outils chronomètre à la boite à outils de base. La plupart des entreprises utilisent des outils de chronométrage pour déterminer quelle quantité de travail a été consacré sur quelle tâche. De toute évidence ces enregistrement sont nécessaires pour générer des factures après que les tâches soient terminées, mais courir après le temps est toujours une bonne idée. Vous devriez le faire pour toutes les tâches. Ça va aider à répondre à des questions comme "Combien de temps cela a t'il pris pour mettre en place un serveur LAMP et le déployer dans le DMZ ?" ou "Pouvez-vous ajouter un nouveau client de sauvegarde sur le serveur XY avant que la prochaine sauvegarde ne soit activée?" Beaucoup de temps est perdu dans ces estimations, alors gardez une liste des taches fréquentes ou des petits projets et utilisez la comme référence.

J'ai omis une liste de logiciel exprès, parce que trouver le bon outils est différent pour chacun de nous. Investissez s'y du temps, essayez différents outils, codez les outils par vous-même, faites ce que vous avez à faire, mais faite-le. Ca en vaut largement la peine.

Communication et interruptions

Des protocoles de communication bien conçues et quelques petites interruptions sont bénéfiques pour chaque matériel serveur et applications. C'est vrai aussi pour les humains. Les ordinateurs peuvent être multi-tâche bien mieux que la plupart des humains. Faire sonner le téléphone ( et autres moyen de communication symétrique ) sont le fléau pour travailler en restant concentré. Que pouvez-vous faire ?

Dans le cas où vous travaillez en équipe ( i.e. vous avez des collègues ) vous pouvez essayer de vous protéger les uns les autres. Limiter le temps où chacun de vous est joignable, pour que les autres puissent travailler sans être sans interruption quand ils ne sont pas "en service". Si vous travaillez seul, essayez de définir et de communiquer "des heures de bureau". Cela ne veut pas dire que vous devez repousser tout ceux qui vous appelle "en dehors du temps". Cela veut simplement dire que vous pouvez essayer et contrôler les interruptions jusqu'à un certain point. Les urgences restent les urgences , bien sûr.

Comme pour les outils de messagerie instantanée, les clients e-mail et applications similaires: Essayez de les désactiver une fois de temps en temps. Par exemple si vous écrivez un article pour la Gazette Linux, vous n'avez probablement pas besoin d'être averti des e-mails entrant. La même chose est vraie pour la messagerie instantanée. Juste avant de commencer à écrire cet article j'ai mit mon statut Jabber à "Ne pas déranger". Les listes de diffusion sont une distraction bienvenue aussi. Avez-vous des e-mails non-lus qui s’empilent dans le dossier de votre liste favorite ? Si c'est le cas essayer au moins de filtrer vos e-mails entrants. C'est aussi une bonne idée de se désinscrire d'une liste de diffusion par semaine ou par mois ( En fait vous pouvez vous désinscrire du flux RSS et d'autres sources de distraction, aussi ). Vous n'avez pas besoin d'avoir toutes les informations, il vous faut juste la bonne information. Trouvez votre équilibre personnel sur la base d'une semaine ou d'un mois.

Comme pour le téléphones redouté: Dans le cas où vous n'avez pas de couverture, vous pouvez quand même demander poliment à l'interlocuteur que vous ne pouvez pas vous occuper de son problème pour le moment et que vous rappellerez. Faite une note dans votre calendrier ou votre liste de tâche, puis poursuivez ce que vous faisiez. Si c'est urgent, l'interlocuteur vous le dira. Gardez à l'esprit que d'autre peuvent ne pas réaliser que vous êtes occupé par d'autres tâches. Les numéros de téléphone n'ont pas d'information de présence.

Je n'insisterais jamais assez: toujours être poli ! La plupart des gens comprennent vraiment lorsque vous êtes occupé. La plupart du temps vous avez juste a prendre connaissance de leur appelle et reporter la conversation.

Quelques méthodes

Les réunions redoutées

Les réunions sont sympas ! Après une journée remplie de réunions la plupart d'entre-nous pensent avoir perdu leur temps. Si c'est le cas alors quelque chose c'est clairement mal passé. Les réunions sont nécessaires, mais vous devez être au courant de leurs but.

Si vous prévoyez une réunion, assurez-vous d'avoir considérer les points suivants:

Toutes les tâches qui sont distribués lors d'une réunion doivent avoir des délais. Utilisez votre calendrier et fixer une date! C'est la seule façon de faire avancer les choses. Et ne dites à personne que les délais peuvent être déplacés si il y a une raison de le faire.

Que faire si quelqu'un est en retard pour un rendez-vous? Facile: essayez autant que possible de ne pas vous en soucier. Ne commencez pas à une réunion une seule seconde plus tard que prévue ! Nous vivons dans un monde où les sources de temps fiables sont abondantes ( pensez aux clients NTP ). Tout le monde a une chance de se synchroniser et tout le monde à suffisamment de moyens de communication ( pensez aux téléphones et aux gadgets sans fil). Sinon, il ya un résumé. chaque réunion a un résumé qui devrait être distribué à tous les participants. Donc, vous n'avez pas à attendre si vous dirigez la réunion, et vous n'avez pas à vous dépêcher si vous êtes en retard. Vous pouvez vous rattraper plus tard.

Qu'en est-il des décisions ? Pas de problème non plus. Si vous êtes en retard pour une réunion, vous avez déjà affirmé que vous ne vous en souciez pas. Si vous vous en souciez, informer de votre retard ou que vous serez à l'heure.

Cycles et tâches automatisées

Chaque entreprise et chaque individu a des cycles. Chaque jour, je vais dormir et je me lève. Une fois par mois, j'écris mes factures et paye mon loyer. Chaque semestre d'hiver, j'enseigne. Chaque soir, le serveur de sauvegarde exécute la routine de sauvegarde, et chaque samedi, les sauvegardes sont copiées sur le serveur d'archives.

Vous devez identifier les cycles dans votre travail, et les intégrer a votre routine. Dès que vous avez fait cela, la quantité de "surprises soudaines" va diminuer. Savoir ce qui se passe ensuite est aussi un bon moyen de partager votre charge de travail de façon plus égale. Rappelez-vous, je ne parle ici que des événements périodiques.

Une fois que vous connaissez vos cycles, essayez d'automatiser des tâches. Techniquement, elles ne sont pas couplée à des cycles, vous devriez toujours automatiser vos tâches. Les serveurs ont des mis à jour automatiques, le ramassage des poubelles, des sauvegardes, des actions scriptées, vous devez rattraper le retard ! Ma fiancée m'a persuadé de trouver ou d’implémenter un système d'enregistrement du temps qui génère automatiquement des factures pour toutes les tâches d'un mois. Il m'a fallu quelques semaines pour le mettre en œuvre (et ce n'est pas encore "prêt", mais ça marche).Cela signifie que j'enregistre mes tâches quotidiennement, et au début de chaque mois je parcours le PDF généré automatiquement sur le serveur de fichiers, vérifie les factures, et les envoies aux clients. Avant cela, Je passais des heures à fouiller dans les notes sur mon bureau et les annotations sur mon calendrier, à maudire, et copier la description des tâches, et à me souvenir de toutes (?) des choses que je n'avais pas enregistré. Donc cette journée de mauvaise humeur a été effectivement reprogrammé plus loin.

C'est juste un exemple, mais je suis sûr que vous trouverez un beaucoup de tâches dans votre journée qui peuvent être automatisée. Faites-le! Ça libère votre esprit et vous pouvez vous concentrer sur des questions plus importantes. Si vous n'y croyez pas, demandez à votre administrateur système local. Ces gens écrivent habituellement des scripts pour tout, aussi. Ça fonctionne vraiment.

Il y a d'autres cycles liés aussi à votre biologie. Certaines personnes aiment se lever tôt, certains aiment travailler pendant la nuit. Il n'y a pas de problème avec ca tant que vous a) connaissez votre rythme circadien personnel et b) êtes quand même capable d'interagir avec la société.

Un mot sur les horaires

Il y aura des périodes où vous serez définitivement incapable de faire un travail en restant concentré. Par exemple, notre bureau est nettoyé tous les mardis ( également un parfait exemple d'un cycle ). C'est un événement assez régulier. depuis il y a beaucoup de nettoyage autour de mon bureau et dans les chambres, j'essaie toujours de m’occuper des choses qui ne nécessitent pas beaucoup de concentration: la paperasse, les appels téléphoniques, le courrier, le tri, peut-être même le nettoyage mon bureau aussi. Planifiez votre emploi du temps en fonction de ces événements. Essayez de combiner la bonne tâche au bon moment.

Les Délais

Les délais sont le moteur de tout. En fait, ils sont assez vieux et la plupart d'entre eux ne sont pas négociable. amasser suffisamment de nourriture pour l'hiver. faire un discours lors de la conférence sur les systèmes de fichiers de cluster. Ecrire et soumettre un article pour la Gazette Linux avant le 20 de chaque mois. La liste est longue. Alors qu'en est-il des délais? Rien. Ils sont, tout simplement. Bien sûr, ils peuvent causer beaucoup d'ennuis, mais avoir des délais est la seule façon d'avoir un résultat. Ils vous obligent à établir des priorités dans vos tâches.Assurez-vous que vous en tenez compte pour les demandes et toutes vos tâches.

Déléguer

Croyez-le ou non, vous ne pouvez pas tout faire par vous-même. Il est impossible, même si vous êtes root. Ça ne peut pas être fait. Donc la première chose que vous devez faire est d'arrêter d'essayer de tous faire par vous-même ! Maintenant !

Apprenez à faire confiance aux autres. Apprenez à leur demander de l'aide et à accepter ce qu'ils sont en train de faire. La partie la plus difficile est d'accepter que les autres traitent les tâches un peu différemment. C'est pourquoi nous pouvons parler les uns aux autres et définir des lignes directrices. Cela peut être fait avec politesse et coopération. Et ça marche - à condition d'essayer.

Conclusion

J'ai donc deviné juste, ce n'est pas du tout un passage en revue du livre. J'ai laissé de côté la plupart des choses que Thomas A. Limoncelli décrit dans son livre. Ce n'est pas sorcier non plus. La plupart des astuces et des meilleures pratiques sont connus pour ceux qui ont déjà travaillé dans une entreprise ou en freelance. Vous avez juste besoin d'un rappel pour améliorer vos habitudes de temps à temps. Je vous suggère de jeter un œil à Gestion du temps pour les administrateurs système. Il y a un second lien vers un article Wikipedia sur "l'autodéfense verbale". regardez aussi. Il s'agit d'être poli, même dans les pires les situations que vous pouvez imaginer. Si vous travaillez dans la vente vous savez de quoi je parle, mais les administrateurs système ont des clients "difficiles" aussi. Difficile n'est pas le mot juste. Si quelqu'un a perdu des données ou est frustré par le fonctionnement des applications, il/elle a tous les droit du monde d'être "difficile". Gardez cela à l'esprit et évitez la blague de l'utilisateur local, les gens se tournent vers vous pour de l'aide, non pas parce qu'ils veulent rendre votre vie "difficile".

Pour en savoir plus

*Time Management for System Administrators

*Wikipedia, Verbal Self Defense

A propos de l'auteur, René Pfeiffer

René est né l'année de la création d'Atari et de la sortie du jeu Pong Depuis son plus jeune âge il a commencé à démonter les choses pour voir comment elles fonctionnent. il ne pouvait même pas passer les chantiers de construction, sans chercher des fils électriques qui pouvaient sembler intéressant. Son intérêt pour l'informatique a commencé quand son grand-père lui a acheté un microcontrôleur 4 bits avec 256 octets de RAM et un système 4096 octets, le forçant à apprendre l'assembleur avant tout autre langage.

Après avoir fini le lycée, il est allé à l'université pour étudier la physique. il a ensuite mené des expériences avec un C64, un C128, deux Amigas, un DEC, Ultrix,OpenVMS, et enfin GNU / Linux sur un PC en 1997. il utilise Linux depuis ce jour et aime toujours démonter et remonter les choses. La liberté de bricoler le rapprocha du mouvement du logiciel libre, où il déploie ses efforts dans le droit de comprendre comment les choses fonctionnent. Il est également impliqué dans des groupes de liberté civile se concentrant sur les droits numériques.

Depuis 1999, il offre ses compétences en freelance. Ses principales activités inclus l'administration système/réseau, l’écriture de scripts et de conseil. En 2001, il commencé à donner des conférences sur la sécurité informatique au Technikum Wien. A part apparaître dans les écrans d'ordinateur, inspecter le matériel et parler de réseau équipement, il est friand de plongée sous-marine, d'écriture ou de photographie avec sa caméra numérique. Il aimerait s'essayer à la narration et aux jeux de rôle nouveau dès qu'il trouve du temps libre sur ses périphériques de sauvegarde.


Adaptation française de la Gazette Linux

L'adaptation française de ce document a été réalisée dans le cadre du Projet de traduction de la Gazette Linux.

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